הכל נשען על הלולאה — ישיבה ← פרוטוקול ← משימות. שלושה תהליכים מרכיבים אותה, ארבעה מלווים ומזינים אותה. כולם תהליכי PM סטנדרטיים בענף; הבידול הוא באוטומציה ש-MPIP מביאה — לא בהמצאה של תהליכים חדשים.
לסקירת בעלי עניין: כל תהליך מתואר במלואו — מתי הוא מופעל, מי עושה מה, מה MPIP מאוטמט ומה נשאר ידני, ומה הארטיפקט שמיוצר. נא לקרוא ולציין: ✓ נכון / ⚠ חסר פרט / ✗ שגוי.
שלושת התהליכים שמרכיבים את המחזור. כל אחד מזין את הבא, ושער אישור אנושי לפני נעילה.
בכל פגישה ב-Teams — ישיבת שטח, ישיבת תאום, פגישת ספק, פגישת לקוח — MPIP נכנס אוטומטית כמשתתף, מקליט (בכפוף לאישור משתתפים), ומפיק תמלול בעברית או באנגלית. הסוכן זוקק נושאים שהועלו, החלטות שהתקבלו, ופעילויות שהוקצו — כל פריט מקושר אוטומטית לישות הרלוונטית בגרף (שרטוט, יועץ, קבלן, יחידה). הטיוטה נוחתת אצל ה-PM ב-Word Online לעריכה ואישור לפני הפיכתה לפרוטוקול נעול. בכך מוחלף תהליך התמלול הידני (כשעה לישיבה) בעריכה של 5–10 דקות. תהליך זה הוא המקור האוטומטי של עדכון פרוטוקול לישיבות Teams.
בסיום כל ישיבה (ישיבת שטח שבועית, ישיבת תאום עם יועצים, ישיבת אבן דרך, פגישת ספק) — ה-PM או מזכירת הפרויקט מעלים את הקלטת התמליל או טיוטת הפרוטוקול הידנית. MPIP מייצר טיוטה מובנית: נושאים שהועלו, החלטות אטומיות עם אחראי + תאריך יעד, פעילויות שנגזרו, ושיוך אוטומטי לישות הרלוונטית בגרף (שרטוט, יועץ, קבלן, יחידה). ה-PM סוקר ועורך ב-Word Online בעריכת co-authoring לפני נעילה — לאחר נעילה הפרוטוקול הופך בלתי-ניתן לשינוי וכל החלטה ניתנת לציטוט קביל בבית משפט. הפרוטוקול נשמר ב-SharePoint תחת תיקיית הפרויקט, ממוספר ב-CampusRef, ומפיק גרסה אנגלית מקבילה אם הוגדר בפרויקט.
כל הסוכנים מנקזים פעילויות לתור משימות מאוחד של ה-PM. משימה היא "פעולה שצריך לעשות" — לאשר טיוטה, להגיב לליקוי, לסקור טיוטת דוח חודשי, לחתום על טרנסמיטל. הסדר והעדיפות נקבעים אוטומטית: חשיפה משפטית (אדום) → חריגת SLA (כתום) → מידע (אפור). PM פותח את האפליקציה האישית ב-Teams ועובר ביעילות על התור — אישור בלחיצה אחת, ניתוב לעמית, או דחייה עם הערה. בסוף השבוע אפשר לראות מה הושלם, מה נשאר ומה הועבר לעמית — אין יותר "לאן נעלם המייל הזה" או "מה אישרתי בשבוע שעבר". כל פעולה עם provenance מלא.
ארבעה תהליכים שמזינים את הלולאה ונשענים עליה — ליקויים, טרנסמיטלים, דיווח והנהלה.
מנהל האתר מתעד ליקוי בשטח דרך WhatsApp — צילום, מיקום וקטגוריית חומרה (אדום / כתום / ירוק). MPIP פותח אוטומטית משימה לקבלן הרלוונטי עם SLA מבוסס-חומרה (אדום: 48 שעות, כתום: 5 ימים, ירוק: שבוע) ושולח לסוכן הליקויים מעקב יומי. אחת לשבוע מופק דוח ל-PM עם רשימת ליקויים פתוחים, באיחור וסגורים — חוצה-קבלנים — לבדיקת אחריות ולהסלמה במידת הצורך. כל ליקוי משוייך תמיד ליחידה ספציפית (דירה / קומה / אגף), ובעת המסירה הליקויים שעוד פתוחים מועברים אוטומטית לפרוטוקול המסירה של אותה יחידה כתנאי לחתימת הרוכש.
כשנדרש עדכון שרטוטים — מהחלטת פרוטוקול או כשמתעדכן שרטוט — סוכן הטרנסמיטל מכין טיוטת טרנסמיטל לקבלנים הרלוונטיים. הטיוטה כוללת: מספר טרנסמיטל אחיד (לפי CampusRef), רשימת מהדורות, מקבלים, ודרגת איכות אישור נדרשת — Tier 1 DocuSign / Tier 2 מייל / Tier 3 חתימה ידנית סרוקה / Tier 4 סימון פנימי. PM מאשר → MPIP שולח אוטומטית עם בקשת אישור קבלה. אישור הקבלן נשמר תחת רשומת סמכות שנחתמה בהשקת הפרויקט, ויוצר את המגן המשפטי לאחריות 7 שנים לפי חוק המכר. זהו הארטיפקט המשפטי הקריטי ביותר במערכת — בלעדיו, מרגולין חשופה לתביעה ללא הגנה.
בכל סוף חודש סוכן הדוח החודשי מרכיב טיוטת דוח לכל פרויקט: לוח זמנים (מול בייסליין), פערים פתוחים (ליקויים פתוחים), אבני דרך הבאות, חסמים. הטיוטה מוכנה ב-Word Online תוך 24 שעות מסיום החודש. ה-PM סוקר, עורך ומאשר; הדוח עובר אוטומטית למנכ״ל החטיבה כחלק מסקירת פורטפוליו חודשית. ההמרה משעות עבודה ידנית פר-פרויקט לעריכה קצרה היא אחד הערכים הברורים ביותר של MPIP. כל מספר בדוח מצוטט-מקור — קליק על כל נתון פותח את הפריט הרלוונטי בגרף.
מנכ״ל חטיבה (מגורים / מסחר / תשתיות) רואה את כל עשרות הפרויקטים שלו בתצוגה אחת: לפי סטטוס RYG (ירוק / צהוב / אדום), סטטוס לוח זמנים, ליקויים פתוחים, אישורים תלויים. MPIP אוכף הרשאות במנוע השליפה (לא ב-UI) — מנכ״ל אחד לא רואה את פרויקטי חטיבה אחרת, גם אם ינסה. קליק על פרויקט פותח פאנל פרטים בלי לעזוב את הדשבורד, וקליק על מדד פותח את הסוכן הרלוונטי לדיון שיחתי ("למה אדום? תראה לי את הליקויים שגרמו"). הדשבורד נטען בזמן אמת, לא דורש אקסל ידני, וזמין מ-SharePoint בלי אפליקציה חדשה להתקין.
מקור לעיון מהיר — מונחים שמופיעים בתיאורי התהליכים.